일본 환자 LINE 상담, 첫 메시지부터 예약까지 어떻게 하나요?

2025년 한국을 찾은 일본 환자는 60만 9명으로 전체 외국인 환자의 29.8%였습니다. 2024년 일본 환자는 20대가 47.4%, 여성이 93.9%였습니다. LINE 공식 계정 개설과 요금제는 LINE 공식 계정 가이드에 정리했습니다. 이 글은 계정을 연 뒤 친구 추가부터 귀국 뒤 연락까지 대화가 어떤 순서로 흐르는지 다룹니다.

친구 추가 직후, 인사 메시지에서 할 일

환자가 병원 계정을 친구 추가하면 인사 메시지(あいさつメッセージ)가 자동으로 나갑니다. 관리 앱에서는 말풍선을 5개까지 넣을 수 있고, 처음 친구 추가했을 때만 보내도록 설정할 수 있습니다. 설정의 응답 항목에서 인사 메시지가 켜져 있는지도 확인하세요. 꺼져 있으면 써 둔 메시지가 나가지 않습니다.

인사 메시지는 환자가 다음에 무엇을 보내면 되는지 알려 주는 자리입니다. 상담 언어, 사람이 답하는 시간(한국 시간), 보내 줄 정보 세 가지를 넣습니다.

{Nickname}様、友だち追加ありがとうございます。〇〇皮膚科です。このトークで日本語のご相談を承ります。ご予約をご希望の方は、①気になる施術、②ご来韓の日程、③ご希望の日にちをお送りください。担当者が韓国時間〇時から〇時の間にお返事します。

(친구 추가 감사합니다. 〇〇피부과입니다. 이 대화방에서 일본어로 상담합니다. 예약을 원하시면 ① 관심 시술, ② 한국 방문 일정, ③ 희망 날짜를 보내 주세요. 담당자가 한국 시간 〇시부터 〇시 사이에 답장드립니다.)

첫 질문에 답하고, 대화를 정리해 둡니다

환자가 보낸 첫 질문에는 채팅(チャット)으로 답합니다. 채팅에서는 사진을 주고받을 수 있고, 미리 저장해 둔 정형문(定型文)을 골라 보낼 수 있습니다. 가격 범위와 부가세 포함 여부, 위치, 상담 시간처럼 자주 쓰는 답은 정형문으로 저장해 두세요. 첫 답장을 어떻게 짜는지는 첫 문의 답장 가이드에 예문과 함께 있습니다.

대화가 늘면 정리가 필요합니다. 채팅마다 요대응(要対応)과 대응 완료(対応済み) 상태를 바꿀 수 있습니다. 무료 범위에서 태그는 환자 한 명에 1개, 종류는 5개까지 만들 수 있고 노트는 채팅방마다 1건입니다. 태그 5개를 신규 문의, 일정 조율, 예약 확정, 내원 완료, 귀국 뒤로 정하고, 노트에는 체류 일정과 원장님 확인 사항을 적어 두면 담당자가 바뀌어도 이어받을 수 있습니다.

사진·문진을 받고 날짜를 제안합니다

환자가 채팅에 피부 사진을 먼저 보내기도 합니다. 사진을 보고 판단하는 답은 하지 말고, 별도 동의를 받는 문진 양식 링크를 보내 그 양식으로 다시 받습니다. LINE 채팅의 메시지와 사진은 무료 범위에서 반년 동안 보관되니, 상담에 쓰는 건강 정보는 동의 양식으로 받아 병원이 정한 기간만 보관하세요.

날짜를 제안하기 전에 도착편과 출발편 시각을 묻습니다. 도착 직후나 출국 당일 같은 시간을 피해 두 개를 한국 시간으로 제안합니다.

ご希望の日程でご案内できるお時間は、〇月〇日（〇）14時と〇月〇日（〇）11時（いずれも韓国時間）です。ご到着便とご出発便の時刻を教えていただければ、移動に無理のないお時間で確定いたします。

예약금을 안내하고 전날 확인을 걸어 둡니다

시간이 정해지면 진료계약서와 예상 진료비를 일본어로 보냅니다. 외국인환자 유치의료기관은 이 내용을 외국인 환자가 알 수 있게 조치해야 합니다(의료해외진출법 제8조 제2항). 예약금을 받는다면 금액과 취소 시점별 환불 규칙을 일본어로 결제 전에 보내고, 기준 시각은 한국 시간이라고 적습니다. 환불 기준과 체크리스트는 예약금 가이드에 있습니다.

전날 확인 메시지는 채팅의 예약 전송(予約送信)으로 미리 걸어 둘 수 있습니다. 메시지를 쓰고 보낼 날짜와 시각을 지정하면 그때 나가고, 동시에 50건까지 예약할 수 있습니다. 응답 설정에서 채팅이 꺼져 있으면 예약한 메시지가 나가지 않으니 확인하세요. 혼잡 상황 등에 따라 지정한 시각대로 나가지 않을 수 있다는 점도 LINE 매뉴얼에 적혀 있습니다.

귀국한 뒤에도 같은 대화방에서 이어갑니다

시술 뒤 주의사항과 안부는 처음 문의한 대화방으로 보냅니다. 환자가 증상을 알려 오면 직원은 판단하지 않고 담당의에게 넘깁니다.

〇〇様、先日はご来院ありがとうございました。〇〇皮膚科です。施術後のお肌について気になることがございましたら、このトークでお知らせください。担当医が確認してご連絡いたします。

이벤트나 할인 소식은 따로 다룹니다. 영리 목적의 광고성 정보를 메신저로 보내려면 원칙적으로 받는 사람의 명시적인 사전 동의가 있어야 합니다(정보통신망법 제50조 제1항).

병원 LINE 계정을 메디비서에 연결하면 AI 코디가 일본어로 첫 답을 하고, 예약 정보가 모이면 대화를 병원 담당에게 넘깁니다. 문의 하나가 예약까지 가는 흐름은 작동 방식에 있습니다.